Muchos equipos comerciales siguen controlando clientes en hojas de cálculo, chats de WhatsApp y la memoria de alguien. El resultado: seguimientos olvidados y nadie sabe cuánto hay realmente en el embudo.
Con Uttra puedes crear un CRM a tu medida, con solo lo que tu equipo usa de verdad. Estos son los pasos, y qué cuidar para que se use en el día a día.
Un CRM útil para una pyme no necesita cientos de funciones: contactos, oportunidades con etapas de venta y cuatro indicadores claros. Descríbelo por chat, pruébalo con datos de ejemplo y publícalo para tu equipo en el mismo día.
Empieza por tu proceso de venta, no por las funciones
Escribe las etapas por las que pasa un cliente en tu negocio, con sus nombres reales. Un CRM que habla tu idioma se adopta antes que uno genérico.
- Etapas típicas: nuevo contacto, primera llamada, propuesta enviada, negociación, ganado, perdido.
- Datos del contacto: nombre, empresa, teléfono, correo, origen del contacto y responsable.
- Datos de la oportunidad: importe, etapa, fecha prevista de cierre y próxima acción.
Pide las tres pantallas esenciales
Un CRM sencillo se sostiene con tres vistas: un tablero por etapas, una lista de contactos con búsqueda y un resumen con indicadores. Por ejemplo:
- "Crea un CRM para un equipo comercial de 5 personas. Tablero tipo kanban con las etapas Nuevo, Contactado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido, donde pueda arrastrar las oportunidades. Lista de contactos con buscador y filtro por responsable. Panel con oportunidades abiertas, importe total del embudo, ventas ganadas del mes y tasa de cierre. Inicio de sesión con correo y datos de ejemplo. Diseño limpio en español."
Añade seguimientos y recordatorios
El valor real de un CRM está en no olvidar la siguiente llamada. Pide un campo de próxima acción con fecha y una vista de tareas de hoy y atrasadas.
Una nota por cada interacción, con fecha y autor, evita que el historial dependa de una sola persona.
- Vista de seguimientos para hoy y vencidos, ordenada por fecha.
- Historial de notas dentro de cada contacto.
- Importación de contactos desde una hoja de cálculo para no empezar de cero.
Controla quién ve qué
Si tu equipo tiene varios comerciales, decide si cada uno ve solo sus clientes o todos. Pídelo desde el principio: roles de administrador y comercial, con acceso por inicio de sesión.
Al guardar datos personales de clientes, aplica la normativa de protección de datos de tu país, como el RGPD en España, y limita el acceso a quien lo necesita.
Publica, usa una semana y ajusta
Publica y pide a tu equipo que lo use durante una semana con clientes reales. Lo que moleste, se corrige por chat en minutos: un campo que sobra, una etapa que falta, un informe que querían ver.
Después puedes pedir avisos por correo de oportunidades paradas, un informe semanal o la exportación a Excel.