Viele kleine Betriebe bezahlen für ein schwerfälliges CRM und nutzen fünf Prozent davon. Ein eigenes mit deinen Phasen und deinen Feldern ist leichter, schneller gelernt und passt zu deiner tatsächlichen Verkaufsweise.
Dieser Ratgeber zeigt, wie du mit Uttra ein einfaches CRM und Vertriebs-Dashboard beschreibst, baust und prüfst, und wo du aufhörst, damit es einfach bleibt.
Ein brauchbares CRM für ein kleines Team braucht vier Dinge: eine Kontaktliste, eine Pipeline mit Phasen, einfache Wiedervorlagen und ein paar Kennzahlen. Beschreibe sie im Chat, teste mit echten Daten und veröffentliche für dein Team.
Geh von deinem Verkaufsprozess aus
Schreibe in eigenen Worten auf, welchen Weg ein Kunde nimmt. Das sind deine Pipeline-Phasen. Liste dann auf, was du zu jedem Kontakt festhalten willst.
- Phasen zum Beispiel: Neuer Lead, Kontaktiert, Angebot gesendet, Verhandlung, Gewonnen, Verloren.
- Kontaktfelder: Name, Firma, Telefon, E-Mail, Quelle, zuständiger Vertriebsmitarbeiter.
- Deal-Felder: Wert in Euro netto, Phase, erwarteter Abschluss, Notizen.
Der Prompt, der es baut
Bitte um die drei Ansichten zusammen, damit sie dieselben Daten nutzen: Dashboard, Phasen-Board und Kontakttabelle. Zum Beispiel:
- „Baue ein einfaches CRM für ein Vertriebsteam mit 5 Personen auf Deutsch. Login-Seite. Dashboard mit Gesamtwert der Pipeline, diesen Monat gewonnenen Deals, Abschlussquote und einem Diagramm der Deals pro Phase. Ein Kanban-Board, auf dem ich Deals zwischen Phasen ziehe. Kontakttabelle mit Suche und Filtern nach Zuständigem und Quelle, dazu eine Kontaktseite mit Notizen und Verlauf. Eine Liste der heute fälligen und überfälligen Wiedervorlagen. Lege Beispieldaten an. Klares, professionelles Design.“
Mit echten Abläufen prüfen
Spiele in der Vorschau einen Arbeitstag durch: Kontakt anlegen, Deal erstellen, durch die Phasen ziehen, Notiz hinzufügen und eine Wiedervorlage erledigen. Die Kennzahlen im Dashboard müssen mitgehen.
Suche nach Sackgassen: Kannst du einen Deal nachträglich bearbeiten, einen Fehler löschen und einen Kontakt über die Telefonnummer finden? Lass Korrekturen einzeln im Chat umsetzen.
- Summen im Dashboard stimmen mit dem überein, was du auf dem Board nachzählst.
- Jeder Mitarbeiter sieht die richtigen Filter und eine klare Zuständigkeit.
- Tabellen bleiben auf Laptop und Handy lesbar.
Veröffentlichen, schützen, ausbauen
Veröffentliche und teile den Link nur mit deinem Team, und lasse den Login aktiv, weil Kundendaten darin liegen. Für personenbezogene Daten gilt die DSGVO: Prüfe Informationspflichten und Löschfristen.
Sinnvolle Erweiterungen: CSV-Import und -Export, E-Mail-Link an jedem Kontakt, Monatsbericht pro Mitarbeiter. Synchronisiere den Code als Sicherung mit GitHub.