E-fatura, sistemine eklenen fazladan bir alan değildir; faturaların nasıl kesildiği ve saklandığının tamamıdır. Suudi Arabistan'da satış yapan her mağaza, satış noktası ya da abonelik sistemi bunun kapsamındadır.
Bu, teknik olarak nelerin gerektiğinin sade bir anlatımıdır. Mevzuat danışmanlığı değildir — özel durumlar için ZATCA'ya ya da yeminli mali müşavirine başvur.
Suudi Arabistan'da satış yapan her sistem, QR kod ve zorunlu alanlar taşıyan yapılandırılmış bir elektronik fatura kesmek ve onu değiştirilemeyecek şekilde saklamak zorundadır — ikinci aşama ise ZATCA ile doğrudan entegrasyon ekler.
İki aşama kısaca
Birinci aşama (oluşturma ve saklama), faturaları yapılandırılmış bir biçimde elektronik olarak kesmeni ve düzenlenemeyecek ya da silinemeyecek şekilde saklamanı, sistem dışında elle fatura kesmeyi bırakmanı gerektirir.
İkinci aşama (entegrasyon), ZATCA platformuna doğrudan teknik bağlantı, elektronik imza ve şifreleme sertifikası ekler; faturalar doğrulama için gönderilir. Uygulama işletme büyüklüğüne göre dalgalar hâlinde yapılır, hangi dalgada olduğunu kontrol et.
Vergi faturası ile basitleştirilmiş fatura farkı
Vergi faturası işletmeler arası satışta kesilir ve alıcının vergi numarası dahil tüm bilgilerini gerektirir. Basitleştirilmiş fatura son tüketiciye kesilir — örneğin restoran ya da mağaza satış noktasında — ve gereksinimleri daha hafiftir ama QR kod zorunludur.
Sisteminin pratikte neye ihtiyacı var
Satış yapan her sistem için teknik kontrol listesi:
- Faturayı yalnızca basılı bir PDF olarak değil, makinenin okuyabileceği yapılandırılmış bir biçimde üret.
- Fatura üzerinde temel alanları taşıyan QR kod: satıcı adı, vergi numarası, tarih ve saat, toplam ve KDV tutarı.
- Hiç kırılmayan ve tekrar etmeyen sıralı numaralandırma; kesilen bir faturanın silinmesine veya düzenlenmesine izin vermeyen bir kayıt.
- İadeler için orijinal faturayı düzenlemek yerine alacak dekontu.
- Yasal süre boyunca yedekleme ve saklama.
- İkinci aşamada: şifreleme sertifikası, elektronik imza ve ZATCA platformuna doğrudan bağlantı.
Tekrarlanan hatalar
En yaygınları: yapılandırılmamış ama güzel görünen bir PDF basan sistem, eksik veri taşıyan QR kod ve panelden kesilmiş bir faturayı düzenleyebilme. Üçü de kurulum sırasında küçük ayrıntı gibi görünür, denetim sırasında büyük sorun olur.
Dördüncü hata: faturalamayı projenin sonunda kurmak. Onu baştan veritabanı tasarımının parçası yap; çünkü numaralandırma ve değiştirilemezlik doğrudan verinin yapısına dokunur.
Kendin nasıl kurarsın
Sistemini Uttra'ya anlatırken faturalamayı açıkça belirt: "ZATCA gereksinimlerine uygun, QR kodlu ve sıralı numaralandırmalı elektronik fatura kes, kesilmiş faturaların düzenlenmesini engelle ve iadelerde alacak dekontu kullan." Bu tek cümle, sistemi sonradan yamamak yerine baştan doğru kurar.