الیکٹرانک فیکٹرہ آپ کے نظام میں کوئی اضافی خانہ نہیں، بلکہ فیکٹروں کے اجرا اور محفوظ کرنے کا پورا طریقہ ہے۔ سعودی عرب میں فروخت کرنے والا ہر اسٹور، کاؤنٹر یا سبسکرپشن نظام اس کے دائرے میں آتا ہے۔
یہ تکنیکی تقاضوں کی سادہ وضاحت ہے۔ یہ قانونی مشورہ نہیں — خاص صورتوں کے لیے ZATCA یا اپنے قانونی محاسب سے رجوع کریں۔
سعودی عرب میں فروخت کرنے والے ہر نظام کو QR کوڈ اور لازمی خانوں والا منظم الیکٹرانک فیکٹرہ جاری کرنا اور اسے ناقابلِ تبدیل انداز میں محفوظ رکھنا ہوگا — اور دوسرا مرحلہ ZATCA سے براہِ راست جوڑ کا اضافہ کرتا ہے۔
دونوں مرحلے مختصراً
پہلا مرحلہ (اجرا اور حفاظت) آپ کو پابند کرتا ہے کہ فیکٹرے منظم شکل میں الیکٹرانک طور پر جاری کریں اور ایسے محفوظ رکھیں کہ ان میں ترمیم یا حذف ممکن نہ ہو، اور نظام سے باہر ہاتھ سے اجرا بند کریں۔
دوسرا مرحلہ (جوڑ اور انضمام) ZATCA کے پلیٹ فارم سے براہِ راست تکنیکی جوڑ، الیکٹرانک دستخط اور خفیہ کاری کا سرٹیفکیٹ شامل کرتا ہے، اور فیکٹرے تصدیق کے لیے بھیجے جاتے ہیں۔ اس کا اطلاق ادارے کے حجم کے مطابق مرحلہ وار ہوتا ہے، لہٰذا اپنی درجہ بندی جانچ لیں۔
ٹیکس فیکٹرہ اور سادہ فیکٹرہ کا فرق
ٹیکس فیکٹرہ اداروں کے درمیان فروخت پر جاری ہوتا ہے اور خریدار کی مکمل تفصیلات بشمول ٹیکس نمبر درکار ہوتی ہیں۔ سادہ فیکٹرہ آخری صارف کے لیے جاری ہوتا ہے، مثلاً ریستوران یا دکان کے کاؤنٹر پر، اس کے تقاضے ہلکے ہیں مگر QR کوڈ لازمی ہے۔
آپ کے نظام کو عملاً کیا چاہیے
ہر فروخت کرنے والے نظام کے لیے تکنیکی فہرست:
- فیکٹرہ ایسی منظم شکل میں بنائیں جسے مشین پڑھ سکے، محض چھپی ہوئی PDF نہیں۔
- فیکٹرے پر QR کوڈ جو بنیادی خانے رکھے: بیچنے والے کا نام، ٹیکس نمبر، تاریخ و وقت، کل رقم، اور ٹیکس کی مالیت۔
- ایسی سلسلہ وار نمبرنگ جو نہ ٹوٹے نہ دہرائی جائے، اور ایسا ریکارڈ جو جاری شدہ فیکٹرہ حذف یا تبدیل نہ ہونے دے۔
- واپسی کے لیے اصل فیکٹرے میں ترمیم کے بجائے کریڈٹ نوٹ۔
- بیک اپ اور قانونی مدت تک حفاظت۔
- دوسرے مرحلے میں: خفیہ کاری کا سرٹیفکیٹ، الیکٹرانک دستخط، اور ZATCA کے پلیٹ فارم سے براہِ راست جوڑ۔
بار بار ہونے والی غلطیاں
سب سے عام: ایسا نظام جو خوبصورت مگر غیر منظم PDF چھاپے، نامکمل ڈیٹا والا QR کوڈ، اور ڈیش بورڈ سے جاری شدہ فیکٹرے میں ترمیم کی گنجائش۔ تینوں بناتے وقت معمولی تفصیل لگتی ہیں اور جائزے کے وقت بڑا مسئلہ بن جاتی ہیں۔
چوتھی غلطی: فیکٹرہ سازی کو منصوبے کے آخر میں بنانا۔ اسے شروع ہی سے ڈیٹابیس کے ڈیزائن کا حصہ بنائیں، کیونکہ نمبرنگ اور ناقابلِ تبدیلی خود ڈیٹا کے ڈھانچے کو چھوتی ہیں۔
اسے خود کیسے بنائیں
جب اُترا کو اپنا نظام بیان کریں تو فیکٹرہ سازی کا صریح ذکر کریں: ”ZATCA کے تقاضوں کے مطابق QR کوڈ اور سلسلہ وار نمبرنگ کے ساتھ الیکٹرانک فیکٹرہ جاری کرو، جاری شدہ فیکٹروں میں ترمیم روکو، اور واپسی کے لیے کریڈٹ نوٹ استعمال کرو۔“ یہ ایک جملہ نظام کا ڈھانچہ شروع ہی سے بدل دیتا ہے، بجائے اس کے کہ بعد میں پیوند لگائے جائیں۔