Viele Gründer von Online-Shops denken erst an Rechnungen, wenn der erste Kunde eine verlangt. Ein bisschen Ordnung von Anfang an erspart Ärger mit dem Finanzamt.
Das ist ein allgemeiner Leitfaden, keine Steuerberatung. Sätze, Grenzen und Fristen ändern sich: Prüfe beim Finanzamt oder Steuerberater, bevor du dich auf eine Zahl verlässt.
Jede Lieferung braucht eine Rechnung mit Pflichtangaben, und es fällt Umsatzsteuer an, außer du nutzt die Kleinunternehmerregelung. Klär deinen Status und die aktuellen E-Rechnungs-Regeln mit einem Steuerberater.
Die Grundlagen in Deutschland
Ein Online-Gewerbe muss beim Gewerbeamt und Finanzamt angemeldet werden. Auf die meisten Verkäufe fällt Umsatzsteuer an, mit Regelsatz und ermäßigtem Satz je nach Produkt; prüfe den für dich passenden.
Die Kleinunternehmerregelung erlaubt es kleinen Unternehmern, keine Umsatzsteuer auszuweisen, solange Umsatzgrenzen eingehalten werden, die sich ändern können. Dann muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis tragen.
Was eine Rechnung enthalten muss
Die Einzelheiten regelt das Gesetz, aber rechne mit diesen Angaben:
- Name und Anschrift von dir und dem Kunden sowie deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung.
- Entgelt netto, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Befreiung.
- Bei B2B-Geschäften: die Rechnung muss den aktuellen Vorgaben zur E-Rechnung entsprechen.
E-Rechnung und GoBD
In Deutschland wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise Pflicht, mit Übergangsfristen. Prüfe, welcher Termin für deine Unternehmensgröße gilt, statt dich auf alte Informationen zu verlassen.
Die GoBD verlangen unveränderbare, nachvollziehbare Aufbewahrung. Am sichersten nutzt du eine aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die die Bestellungen deines Shops automatisch übernimmt.
Das gehört auf deine Website
Zeige Endkundenpreise inklusive MwSt., ergänze ein vollständiges Impressum, Datenschutzerklärung, AGB sowie Widerrufsbelehrung. Mit Uttra kannst du beauftragen: „Zeige Preise inklusive MwSt., erstelle Impressum, Datenschutz und AGB mit meinen Angaben und sende Kunden nach der Bestellung eine detaillierte Bestätigung.“
Bewahre Rechnungen für die gesetzliche Frist sicher und exportierbar auf.