আমার অনলাইন শপে রিফান্ড ও চার্জব্যাক কীভাবে সামলাব?

আগে নীতি লিখুন, সব জায়গায় দেখান

ক্রেতারা বেশিরভাগ সময় অসততার জন্য নয়, বিভ্রান্তির জন্য আপত্তি তোলেন। ছোট ও পরিষ্কার নীতি সেই বিভ্রান্তি কমায়: কত দিনের মধ্যে ফেরত দেওয়া যাবে, পণ্য কেমন অবস্থায় থাকতে হবে, ফেরতের কুরিয়ার খরচ কে দেবে এবং টাকা পেতে কত সময় লাগবে।

নীতি ফুটার, পণ্য পেজ ও চেকআউট থেকে লিংক করুন এবং চেকআউটে ক্রেতাকে সম্মতির টিক দিতে বলুন। যেসব পণ্য ফেরত হয় না, যেমন খোলা প্রসাধনী বা অর্ডারে বানানো জিনিস, তা আলাদা করে লিখুন।

• ডেলিভারির দিন থেকে গোনা ফেরতের সময়সীমা।
• পণ্যের শর্ত: ব্যবহার না করা ও আসল প্যাকেটে।
• পণ্য ত্রুটিপূর্ণ হলে ও না হলে ফেরতের খরচ কার।
• রিফান্ডের মাধ্যম ও কত কর্মদিবসে পাবেন।

যে মাধ্যমে পেয়েছেন, সেই মাধ্যমে ফেরত দিন

কার্ড, বিকাশ বা নগদে পেমেন্ট এলে সম্ভব হলে গেটওয়ের ড্যাশবোর্ড থেকেই একই মাধ্যমে ফেরত দিন। এটি দ্রুততম এবং রেকর্ডও পরিষ্কার থাকে। কার্ডের পেমেন্ট ফেরত দিতে আলাদা ট্রান্সফার করলে ক্রেতা মূল লেনদেনেও আপত্তি তুলতে পারেন, তখন আপনি দুইবার ক্ষতিগ্রস্ত হবেন।

রিফান্ড কবে পাঠালেন তা ক্রেতাকে জানান। ব্যাংকে দেখাতে কয়েক কর্মদিবস লাগে, আর বেশিরভাগ বিরোধ শুরু হয় এমন ক্রেতার কাছ থেকে যিনি ভাবেন কিছুই হয়নি।

প্রমাণ জমিয়ে রাখুন

চার্জব্যাকে ব্যাংক আপনার কাছে প্রমাণ চায়। প্রতিটি অর্ডারের জন্য এগুলো সংরক্ষণ করুন, যাতে অল্প সময়ের নোটিসেও জমা দিতে পারেন।

• অর্ডার নিশ্চিতকরণ ও পেমেন্টের লেনদেন আইডি।
• কুরিয়ারের ট্র্যাকিং নম্বর ও ডেলিভারির প্রমাণ।
• ক্রেতার সাথে চ্যাট বা ইমেইলের কথোপকথন।
• ক্রেতা নীতিতে সম্মত হয়েছেন তার রেকর্ড।

চার্জব্যাক এলে কী করবেন

নোটিস পেলে সময়সীমা দেখে নিন এবং দ্রুত গেটওয়ের নির্দেশনা অনুযায়ী প্রমাণ জমা দিন। সংক্ষিপ্ত ও তথ্যভিত্তিক বিবরণ দিন, আবেগ বাদ দিন। বিষয়টি ন্যায্য হলে ক্রেতার সাথে যোগাযোগ করে সমাধান করাও কখনো কখনো ভালো।

একই ধরনের অভিযোগ বারবার এলে কারণ খুঁজুন, যেমন পণ্যের ছবির সাথে আসল পণ্যের অমিল বা দেরি ডেলিভারি, এবং সেই জায়গাটি ঠিক করুন।