এআই সহ সিআরএম সিস্টেম কীভাবে বানাবেন এবং এতে কী থাকে?

যে মূল অংশ CRM বাদ দিতে পারে না

এআইয়ের আগে দরকার পরিষ্কার রেকর্ড: কাস্টমার বা কোম্পানি, যোগাযোগের তথ্য, পাইপলাইনের একটি ধাপ, টিমের একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং প্রতিটি যোগাযোগের ইতিহাস।

• আপনি আসলে যেভাবে বিক্রি করেন সে অনুযায়ী পাইপলাইনের ধাপ, যেমন নতুন, যোগাযোগ হয়েছে, কোটেশন পাঠানো, জিতেছি, হারিয়েছি।
• প্রতিটি কাস্টমারের নামে নোট ও কলের তালিকা।
• শেষ তারিখ ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিসহ টাস্ক।
• ধাপ, দায়িত্বশীল, শহর বা উৎস অনুযায়ী সার্চ ও ফিল্টার।

এর ভেতরে এআই কী করতে পারে

লম্বা হোয়াটসঅ্যাপ বা ইমেইল থ্রেড পেস্ট করলে তিন লাইনের সারাংশ কাস্টমারের নামে সংরক্ষিত হয়। শেষ যোগাযোগ দেখে পরের পদক্ষেপ প্রস্তাব করা যায়। বাংলা বা ইংরেজিতে ভদ্র ফলো-আপের খসড়া লেখা যায়, যা পাঠানোর আগে আপনি সম্পাদনা করবেন।

এআই আসা অনুসন্ধানকে বিষয় অনুযায়ী সাজাতে পারে এবং জরুরি কথা থাকলে চিহ্নিত করতে পারে। এগুলো সময় বাঁচানোর প্রস্তাব মাত্র; কিছু পাঠানোর বা ধাপ বদলানোর আগে একজন মানুষ যাচাই করবেন।

কাস্টমারের তথ্যকে সম্মান করুন

CRM-এ ব্যক্তিগত তথ্য থাকে, তাই সতর্ক থাকুন। তালিকা এক্সপোর্ট করার অধিকার সীমিত করুন, কে কী বদলেছে তা রেকর্ড করুন, এবং সংবেদনশীল তথ্য এআই সেবায় পাঠাবেন না, যদি না আপনার ব্যবসা ও কাস্টমারদের জন্য তা গ্রহণযোগ্য বলে সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন।

আপনি যে দেশে ব্যবসা করেন, সেখানে আপনার খাতে ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষার কী নিয়ম প্রযোজ্য তা দেখে নিন; একটি টেমপ্লেটই যথেষ্ট ধরে নেবেন না।

ছোট থেকে শুরু করুন এবং Uttra-কে পরিষ্কার বলুন

একটি পাইপলাইন ও একটি টিম দিয়ে শুরু করুন, কেউ চাইলে তবেই ফিল্ড যোগ করুন। যে CRM কেউ আপডেট করে না তা স্প্রেডশিটের চেয়েও খারাপ।

নমুনা অনুরোধ: আমার সার্ভিস কোম্পানির জন্য একটি CRM বানাও, লগইন ও দুটি ভূমিকাসহ: সেলস ও ম্যানেজার। কাস্টমার, পাঁচ ধাপের ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ পাইপলাইন, নোট, রিমাইন্ডারসহ টাস্ক এবং ধাপ অনুযায়ী লিডের ড্যাশবোর্ড রাখো। প্রতিটি কাস্টমারে একটি এআই বোতাম দাও যা নোটের সারাংশ করে ও বাংলায় পরের ফলো-আপ প্রস্তাব করে। শুরুতে নমুনা ডেটা ব্যবহার করো।