ক্লিনিক, স্যালন, জিম ও পরামর্শদাতারা রাতে বা বিশ্রামের সময় বার্তার উত্তর না দিতে পেরে বুকিং হারান। যে সহকারী সাথে সাথে উত্তর দেয় ও তথ্য নেয়, সে আপনি ফেরা পর্যন্ত সেই কাস্টমারদের ধরে রাখতে পারে।
এই লেখায় আছে এটি কীভাবে কাজ করে, কোন নিয়ম মানা জরুরি, এবং Uttra-র কাছে কী চাইলে ফলটি শুধু চটকদার ডেমো না হয়ে নির্ভরযোগ্য হয়।
এআই বুকিং সহকারী হলো আপনার সাইটের একটি চ্যাট বা ফর্ম, যা কাস্টমারের অনুরোধ বোঝে, খালি স্লট দেখায় ও বুকিং নথিভুক্ত করে, অথচ ক্যালেন্ডার ও নিয়ম থাকে আপনার নিয়ন্ত্রণে থাকা একটি সাধারণ সিস্টেমে।
আগে ক্যালেন্ডার, তারপর সহকারী
সহকারী কখনো নিজে থেকে খালি সময় বানাবে না। আসল বুকিং সিস্টেমে কাজের সময়, সেবার সময়কাল, কর্মী, ছুটির দিন ও সরকারি ছুটি থাকে; সহকারী শুধু সেখান থেকে পড়ে এবং সেখানে লেখে।
- সময়কাল ও ঐচ্ছিক মূল্যসহ সেবার তালিকা।
- প্রতিদিনের খোলার সময়, বিরতি ও শুক্রবারের সময়সহ।
- প্রয়োজনে কর্মী বা কক্ষ নির্ধারণ।
- দ্বৈত বুকিং ঠেকানোর নিয়ম।
কথোপকথনের কাজ কী হওয়া উচিত
ভালো প্রবাহে শুধু প্রয়োজনীয় প্রশ্ন থাকে: কোন সেবা, কোন দিন, কোন সময়, নাম ও মোবাইল নম্বর। তারপর নিশ্চিত করতে বুকিং আবার পড়ে শোনায়, যাতে ভুল ক্ষতি করার আগেই ধরা পড়ে।
আপনার দেওয়া তথ্য থেকে ঠিকানা, পার্কিং, মূল্য ও বাতিলের নীতির মতো সাধারণ প্রশ্নেরও উত্তর দেবে, আর নিশ্চিত না হলে একজন মানুষের হাতে ছেড়ে দেবে।
নিশ্চিতকরণ, রিমাইন্ডার ও পরিবর্তন
বেশিরভাগ না-আসার কারণ ভুলে যাওয়া। সাথে সাথে নিশ্চিতকরণ এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে রিমাইন্ডার পাঠান, সাথে বাতিল বা সময় বদলের সহজ লিংক। এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপে বার্তা পাঠাতে সাধারণত আপনার নিজের প্রোভাইডার অ্যাকাউন্ট লাগে, তাই তার জন্য প্রস্তুত থাকুন।
- মালিককে দিনের পরিষ্কার এজেন্ডা দেখান।
- কাস্টমার ফোন না করেই সময় বদলাতে পারুক।
- বাতিল রেকর্ড করুন, যাতে স্লটটি অন্য কাউকে দিতে পারেন।
বাস্তব পরিস্থিতিতে পরীক্ষা করুন
অস্বস্তিকর অনুরোধ চেষ্টা করুন: খোলার সময়ের বাইরের সময়, অস্তিত্বহীন সেবা, অতীতের তারিখ, আর আঞ্চলিক ভাষায় লেখা বার্তা। সহকারী ভদ্রভাবে না বলে বৈধ বিকল্প দেয় কি না যাচাই করুন।
Uttra-র জন্য নমুনা অনুরোধ: আমার ডেন্টাল ক্লিনিকের জন্য বাংলা ও ইংরেজিতে সহকারীসহ একটি বুকিং সাইট বানাও। সেবাভেদে সময় আলাদা, কাজের সময় বিকেল ৪টা থেকে রাত ১০টা, শুক্রবার বন্ধ, আর দুজন ডাক্তার একসাথে কাজ করেন। সহকারী খালি স্লট দেখাবে, নাম ও মোবাইল নেবে, তথ্য নিশ্চিত করবে এবং দ্বৈত বুকিং ঠেকাবে। দিনের এজেন্ডা ও বাতিল করার সুবিধাসহ একটি অ্যাডমিন পেজ দাও।