تعلیمی ادارے عموماً امیدواروں کو ایک ہی جگہ کھو دیتے ہیں: والدین یا طالب علم فیس، اوقات یا لیول کے بارے میں سادہ سوال پوچھتا ہے، اگلی صبح تک جواب نہیں آتا اور وہ کسی اور ادارے کو لکھ دیتا ہے۔
اے آئی آپ کے اساتذہ یا ریسپشن کی جگہ نہیں لیتا۔ وہ بار بار دہرائی جانے والی پہلی بات چیت سنبھالتا ہے تاکہ آپ کی ٹیم داخلے کے لیے تیار لوگوں کو وقت دے سکے۔ Uttra کے ساتھ یہ عملی طور پر یوں ہوتا ہے۔
اکیڈمی یا ٹریننگ سینٹر کو اے آئی سے سب سے زیادہ فائدہ تب ہوتا ہے جب وہ کسی بھی وقت کورس کے سوالوں کے جواب دے، داخلے میں رہنمائی کرے اور عملے کو شیڈول اور یاد دہانیوں میں مدد دے۔ ایک اسسٹنٹ اور ایک داخلہ فارم سے آغاز کریں۔
ایسا کورس اسسٹنٹ جو آپ کے پروگرام جانتا ہو
آپ کی سائٹ پر اسسٹنٹ آپ ہی کے مواد سے جواب دیتا ہے: کورس کے لیول، اوقات، شرائط، سرٹیفکیٹ اور پتہ۔ اسے صرف منظور شدہ معلومات دیں اور کہیں کہ یقین نہ ہو تو کسی فرد کو آگے کر دے۔
- وزیٹر کی زبان میں جواب دیتا ہے، اردو ہو یا انگریزی۔
- دو تین سوالوں کے بعد مناسب کورس یا لیول تجویز کرتا ہے۔
- کال بیک چاہنے والے کا نام اور فون نمبر لیتا ہے۔
- جو فیس یا تاریخ اسے نہیں دی گئی وہ خود نہیں گھڑتا۔
فون کال کے بغیر داخلہ
کورس کا انتخاب، پسندیدہ وقت اور رابطے کی تفصیل والا مختصر فارم، جو آپ کی ٹیم کی کھلنے والی فہرست میں محفوظ ہو، لمبی میسج چینز کی جگہ لے لیتا ہے۔ تصدیقی پیغام شامل کریں تاکہ درخواست گزار کو پتا چلے کہ درخواست پہنچ گئی۔
شیڈول، یاد دہانی اور طالب علم کا حصہ
داخلہ چلنے لگے تو ٹائم ٹیبل کا صفحہ، ہر کلاس سے پہلے یاد دہانی اور مواد و اعلانات کے لیے سادہ حصہ شامل کریں۔ اے آئی یاد دہانی کا متن لکھ سکتا ہے، کیا بھیجا جائے یہ آپ طے کرتے ہیں۔
اگر بچوں کی معلومات لیتے ہیں تو صرف ضروری لیں اور والدین کو صاف بتائیں کہ وہ کیسے استعمال ہوتی ہے۔
پہلے کیا بنائیں اور نمونہ ہدایت
ترتیب: کورس کے صفحات، اسسٹنٹ، داخلہ فارم، پھر یاد دہانیاں۔ اسسٹنٹ کو ان دس سوالوں سے آزمائیں جو آپ کی ریسپشن سب سے زیادہ سنتی ہے۔
نمونہ ہدایت: "لاہور میں ایک لینگویج سینٹر کے لیے ویب سائٹ بناؤ جس میں ہر کورس کا الگ صفحہ ہو، داخلہ فارم ایسی فہرست میں محفوظ ہو جو میں دیکھ سکوں، اور چیٹ اسسٹنٹ صرف میری دی ہوئی کورس تفصیل سے جواب دے اور جواب نہ آتا ہو تو فون نمبر مانگے۔"